Photographier un ticket, calculer des indemnités kilométriques, se faire rembourser par sa société : un outil de notes de frais coûte de 0 à une quinzaine d'euros HT par utilisateur et par mois pour les solutions qui publient leurs prix. Au-delà de quelques salariés, les solutions avec cartes de paiement (Spendesk, Mooncard) passent sur devis. Ce comparatif reprend les prix publiés par chaque éditeur et ce qu'ils incluent : lecture automatique des justificatifs, indemnités kilométriques, cartes.
En résumé : quelle solution selon votre besoin
- Jenji Solo — une application gratuite pour un indépendant, avec indemnités kilométriques
- N2F — une formule pour indépendant à 5,10 € HT par mois en annuel, lecture illimitée des tickets
- Tiime — notes de frais et indemnités kilométriques incluses dans un outil de gestion complet, à 17,99 € HT par mois
- Pleo — des cartes de paiement pour l'équipe, dès 8 € par utilisateur et par mois
- Qonto — les notes de frais dans le compte bancaire, à partir du forfait Essential
Pour qui un outil de notes de frais est utile
- Micro-entrepreneur : vos frais réels ne sont pas déductibles, l'abattement forfaitaire les couvre déjà. Un outil de notes de frais n'a d'intérêt que pour garder vos justificatifs en ordre.
- Entreprise individuelle au réel : vos dépenses professionnelles se déduisent du résultat ; il n'y a pas de « remboursement » à vous-même, mais chaque dépense doit être justifiée. La fonction justificatifs de votre logiciel de comptabilité ou de votre banque pro suffit souvent.
- Dirigeant de SASU ou d'EURL : la société vous rembourse les frais avancés pour elle, sur justificatifs, et les indemnités kilométriques si vous utilisez un véhicule personnel. C'est là qu'un outil dédié devient utile.
- Avec des salariés : circuit de validation, remboursement groupé, export vers la paie et la comptabilité, cartes de paiement individuelles.
Le tableau comparatif
| Solution | Prix | Lecture des justificatifs | Indemnités kilométriques | Cartes de paiement | Pour qui |
|---|---|---|---|---|---|
| Jenji Solo | Gratuit | Oui | Oui | Non | Indépendants |
| N2F | 5,10 € HTBusiness, 1 utilisateur, en annuel ; 6,80 € en mensuel | Illimitée | Oui | Non | Indépendants ; formule Entreprise dès 6,90 € HT par utilisateur |
| Tiimeformule Smart | 17,99 € HTfacturé 215,88 € HT par an | Oui | Oui | Non | Indépendants et TPE jusqu'à 1 salarié |
| Pleo | 8 €Start, par utilisateur, en mensuel ; HT ou TTC non précisé | Oui | À partir de Build14 € par utilisateur, 3 minimum | Oui | Équipes |
| Qontoforfait Essential | 49 € HTforfait bancaire en annuel ; 59 € en mensuel | Oui | Oui | Oui | Entreprises avec une équipe ; pas dans les forfaits solo |
| Expensyadevient Medius Expense | Sur devis | Illimitée | Oui | En module | Entreprises |
| Spendesk | Sur devisabonnement fixe et frais d'usage | Oui | Non précisé | Oui | Entreprises, utilisateurs illimités |
| Mooncard | Sur devisà partir de 5 sièges ; 10 € par carte émise | Oui | Non précisé | Oui | Entreprises |
| Jenji Silae Expense | Sur devisfacturation à l'utilisateur | Oui | Non précisé | Non | Entreprises : validation, virements, paie |
Relevé le 28 septembre 2026 sur les pages tarifaires des éditeurs. « Non précisé » : la page tarifaire ne le mentionne pas. Indy mentionne une « gestion simplifiée des notes de frais » dans ses fonctionnalités sans que la formule concernée soit identifiable : il ne figure pas dans ce tableau.
Les solutions une par une
Jenji Solo Gratuit
Une application mobile gratuite destinée aux indépendants : photo et lecture automatique des tickets, calcul des indemnités kilométriques. Pas de circuit de validation, puisqu'elle est individuelle. Pour une équipe, l'éditeur propose Silae Expense, facturé à l'utilisateur sur devis, avec validation, virements SEPA et lien avec la paie.
Points forts
- Gratuit
- Indemnités kilométriques calculées
Limites
- Pas de circuit de validation
- Offre équipe sur devis
N2F Dès 5,10 € HT / mois
La formule Business pour un utilisateur coûte 5,10 € HT par mois en annuel (6,80 € en mensuel) : lecture illimitée des tickets, indemnités kilométriques calculées avec Google Maps, application utilisable hors connexion. La formule Entreprise (6,90 € HT par utilisateur en annuel, 9,20 € en mensuel) ajoute plusieurs utilisateurs, un circuit de validation personnalisable et des fichiers de paiement. L'archivage à valeur probante est une option à 1,50 € HT par utilisateur et par mois ; l'export vers la comptabilité et la paie est réservé à l'offre Advanced, sur devis.
Points forts
- Formule individuelle à 5,10 € HT par mois
- Lecture des tickets illimitée
- Application hors connexion
Limites
- Archivage à valeur probante en option
- Export comptable et paie sur devis
Tiime 17,99 € HT / mois (Smart)
Tiime ne vend pas de module de notes de frais séparé : les notes de frais, les indemnités kilométriques et la lecture des tickets sont incluses dans la formule Smart (17,99 € HT par mois, facturé 215,88 € HT par an, pour 0 ou 1 salarié), avec la synchronisation bancaire et la facturation. La validation des notes de frais des salariés est annoncée « bientôt » en Business. Essai de 60 jours.
Points forts
- Notes de frais, banque et facturation dans le même outil
- Essai de 60 jours
Limites
- Facturation annuelle
- Validation des notes des salariés pas encore disponible
Pleo Dès 8 € par utilisateur
Des cartes physiques et virtuelles pour chaque utilisateur, avec lecture des reçus. Start coûte 8 € par utilisateur et par mois, en facturation mensuelle, avec un seul administrateur et sans indemnités kilométriques. Build (14 € par utilisateur en annuel, trois minimum) ajoute les indemnités kilométriques ; les remboursements directs y sont facturés 0,90 %. La page ne précise pas si les prix sont HT ou TTC.
Points forts
- Cartes physiques et virtuelles
- Start sans engagement annuel
Limites
- Pas d'indemnités kilométriques en Start
- Build : 3 utilisateurs minimum
- HT ou TTC non précisé
Qonto Dès le forfait Essential
Le compte pro Qonto centralise les justificatifs dans tous ses forfaits, mais les notes de frais (remboursement de dépenses personnelles) et les indemnités kilométriques ne sont incluses qu'à partir du forfait Essential, destiné aux équipes : 49 € HT par mois en annuel, 59 € HT en mensuel. Les forfaits solo (Basic, Smart, Premium) ne les comprennent pas. Un mois d'essai gratuit.
Points forts
- Notes de frais intégrées au compte bancaire
- Indemnités kilométriques en Essential
Limites
- Absent des forfaits solo
- Prix d'un forfait bancaire complet, pas d'un module
Expensya Sur devis
Lecture illimitée des justificatifs, indemnités kilométriques, indemnités journalières et archivage légal. Aucun prix n'est publié ; paiement, intégration bancaire et intégration Teams sont vendus en modules.
Points forts
- Indemnités kilométriques et journalières
- Archivage légal
Limites
- Aucun prix publié
- Plusieurs fonctions vendues en modules
Spendesk Sur devis
Un abonnement mensuel fixe avec des utilisateurs illimités, plus des frais variables selon le volume de transactions. Cartes physiques, virtuelles et à usage unique, commande de cartes gratuite, lecture des reçus. Prix sur demande.
Points forts
- Utilisateurs illimités
- Cartes à usage unique
Limites
- Prix sur devis
- Frais variables selon les transactions
Mooncard Sur devis, 5 sièges minimum
Des cartes physiques ou virtuelles par utilisateur, reliées à un moteur comptable. Les offres commencent à cinq sièges et l'abonnement est sur devis ; la page affiche 10 € d'émission par carte et un rechargement sans frais (1,5 à 3 % avec le programme Flying Blue).
Points forts
- Moteur comptable intégré
- Frais de carte affichés
Limites
- 5 sièges minimum
- Abonnement sur devis
Les règles à connaître
- Un justificatif par dépense : facture ou ticket au nom de l'entreprise quand c'est possible, avec la date, le montant et la nature de la dépense. Sans justificatif, la dépense peut être refusée en déduction lors d'un contrôle.
- Indemnités kilométriques : quand vous utilisez votre véhicule personnel pour votre société, elle peut vous rembourser selon le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale, sur la base d'un relevé des déplacements (date, trajet, motif, kilomètres).
- Justificatifs numérisés : une facture papier peut être conservée sous forme numérique à condition que la numérisation respecte les conditions fixées par l'arrêté du 22 mars 2017. C'est ce que les éditeurs appellent « archivage à valeur probante ».
- Durée de conservation : 6 ans pour l'administration fiscale, 10 ans pour les pièces justificatives comptables au titre du code de commerce.
Les critères pour choisir et déployer un outil (intégration comptable, données personnelles, retour sur investissement) sont détaillés dans Logiciel de notes de frais : ce qu'il faut regarder.
Questions fréquentes
Existe-t-il une application de notes de frais gratuite ?
Oui : Jenji Solo est gratuite pour un indépendant, avec lecture des tickets et indemnités kilométriques. Les formules gratuites de plusieurs logiciels de gestion (Tiime, Indy) permettent aussi de joindre des justificatifs, sans toutes les fonctions de notes de frais.
Un micro-entrepreneur peut-il faire des notes de frais ?
Il peut garder ses justificatifs, mais ses frais ne réduisent ni son impôt ni ses cotisations : l'abattement forfaitaire appliqué à son chiffre d'affaires en tient déjà compte. Un outil dédié a donc peu d'intérêt pour lui.
Comment un dirigeant de SASU se fait-il rembourser ses frais ?
La société lui rembourse, sur justificatifs, les dépenses engagées pour elle, et les indemnités kilométriques selon le barème fiscal s'il utilise son véhicule personnel. Un outil de notes de frais ou le module de son logiciel de gestion prépare ces remboursements et leur écriture comptable.
Peut-on jeter les tickets papier après les avoir photographiés ?
Seulement si la numérisation respecte les conditions fixées par l'arrêté du 22 mars 2017. Vérifiez que l'outil propose un archivage à valeur probante, parfois en option (1,50 € HT par utilisateur chez N2F).